4.6 Étapes générales pour tout processus impliquant des rencontres d’échange avec les citoyens et les acteurs de l’eau

La plupart des mécanismes d’implication des acteurs et actrices de l’eau requièrent leur participation active à l’occasion de rencontres prenant diverses formes. Peu importe le type d’activité choisi, certaines étapes d’ordre général s’appliquent à l’ensemble de ces méthodes. Ainsi, dans tous les cas, il faudra :

• S’assurer d’avoir des ressources compétentes pour entretenir les
  échanges ;
• Inviter des participants et participantes ;
• Diffuser l’information préalable aux rencontres ;
• Établir un cadre pour le déroulement de l’activité ;
• Rédiger un compte-rendu tout au long du processus ;
• Assurer un suivi des activités.

4.6.1 S’assurer d’avoir des ressources compétentes pour entretenir les échanges

Il faut sélectionner un membre de l’équipe qui possède des habiletés à communiquer clairement une information, qui démontre une grande capacité d’écoute, qui a des aptitudes en animation et une bonne compréhension des dynamiques sociales du milieu. De façon générale, il serait intéressant que les OBV favorisent l’interdisciplinarité de la gouvernance et des ressources, avec notamment une ressource en communication qui pourrait occuper la fonction d’animateur ou d’animatrice. 

Pour des raisons pratiques, il faut aussi essayer d’éviter que le concepteur ou la conceptrice d’un projet soit l’organisateur ou l’organisatrice de la rencontre afin qu’il ne soit pas juge et partie. La personne responsable du projet devra donc travailler en binôme avec un ou une autre employée.  

Si c’est possible, et selon le contexte, il ne faut pas hésiter à recourir à une ressource externe et compétente en matière d’animation de processus collaboratifs. 

L’animation de groupe est une composante très importante. Si l’OBV n’engage pas un professionnel, un membre de l’équipe de l’OBV devra prendre en charge cette tâche importante. La crédibilité et la compétence de l’animateur ou de l’animatrice exercera une forte influence sur le déroulement des rencontres. 

Voici deux volumes pouvant vous donner des outils :

• BOISVERT, Daniel, COSSETTE, François, POISSON, Michel (1995). Animateur compétent, groupes efficaces. Cap-Rouge, Presses Inter Universitaires, 402 pages.
• BOISVERT, Daniel, COSSETTE, François, POISSON, Michel (1995). Animation de groupes. Cap-Rouge, Presses Inter Universitaires, 324 pages.

4.6.2 Inviter des participants et des participantes

Voici diverses façons de procéder à l’invitation à une rencontre impliquant la participation citoyenne : 

• Message dans les journaux locaux et régionaux et dans les publications spécialisées en fonction de la population ciblée (ex. journal de l’association sylvicole, bulletin paroissial, journal de l’association des retraités, etc.). ; 

• Publicité à la télévision communautaire ; 

• Entrevues à la radio, à la télévision ou dans un journal ; 

• Distribution de cartons d’invitation personnalisés, de dépliants d’informations, des invitations personnalisées (porte à porte, discussions avec des gens dans la rue, etc.); 

• Affichage sur un site internet (ex. site d’un partenaire, site web de l’OBV) ; 

• Vidéo ou capsule d’information sur un site internet (ex. site de la municipalité à la page d’accueil) ; 

• Affiches/posters apposés un peu partout dans la ville (ex. abribus, entrée du centre communautaire, babillard au centre commercial); 

• Publication sur les médias sociaux ; 

• Visite en personne lors d’un événement organisé par un partenaire. 

Quelques conseils visant à maximiser l’efficacité de votre publicité : 

• Capitaliser sur les forces et axer sur les projets concrets ; 

• Diffuser la réussite des partenariats ; 

• Utiliser un langage simple et jouer sur les valeurs, sur ce qui est important pour les gens (ex. ne pas parler de GIEBV ou de PDE mais bien de la santé des rivières concernées). 

• S’assurer d’avoir un message concis et clair, ne pas essayer d’expliquer la GIEBV en une minute ! 

• Choisissez votre médium en fonction du type d’acteurs et d’actrices de l’eau. Par exemple, si les participants et participantes visé[e]s sont jeunes, il pourrait être préférable d’utiliser des nouvelles technologies et les médias sociaux pour communiquer avec eux. À l’inverse, si l’on vise des personnes âgées, les médiums traditionnels tels que les journaux locaux seront peut-être plus appropriés. Une combinaison de plusieurs médiums devrait ainsi être utilisée. Il est donc essentiel de définir, préalablement à la tenue de l’événement, le type de participants et participantes visées. 

• Diminuer au maximum les barrières potentielles, par exemple de la documentation de trop haut niveau. Il est important de vulgariser le plus possible l’information transmise (RTPI, 2005 : 12)

4.6.3 Diffuser l’information préalable aux rencontres

Quelques points à préciser avant la diffusion de l’information (OCPM, 2005-A : 22): 

• Nature de l’information à transmettre 

Concernant l’information et la documentation à distribuer, c’est à l’OBV de sélectionner la nature de l’information à transmettre, tout en s’assurant de la qualité de l’information, de sa pertinence et de sa fiabilité. Idéalement, l’information doit être vulgarisée et adaptée au public visé. Les documents devraient, dans le meilleur des cas, contenir des endroits pour permettre aux lecteurs de prendre des notes ou de faire des annotations dans le texte. 

• Quand transmettre l’information ? 

Idéalement, les participants et participantes devraient être en possession de l’information avant la rencontre. Un délai d’au moins 1 semaine est conseillé, afin qu’ils et elles aient eu le temps nécessaire pour en prendre connaissance. Il est toutefois possible de distribuer de l’information lors de la tenue de l’événement. 

Les participants et participantes sont habituellement très sensibles à la qualité de l’information que vous transmettrez et à la réelle volonté que vous projetterez à répondre clairement à leurs interrogations. Cela contribuera à construire votre crédibilité et à susciter leur intérêt. 

Conseils de l’OCPM à fournir aux participants (2005-B : 10) 

L’OBV pourrait, lors de la transmission de la documentation préalable à la tenue de l’événement, suggérer ces quelques étapes afin que les personnes attendues soient bien préparées : 

• Prendre connaissance de la documentation avant la tenue de la rencontre et spécifier de ne pas hésiter à poser des questions et à vous contacter au besoin. 

• Noter ses premières observations : ce qui vous préoccupe, une question, un commentaire, ce qui vous intéresse dans le projet, qu’est-ce qui vous convient ou ne vous convient pas, quels sont les impacts positifs et négatifs que vous percevez au départ, etc. ? 

• Préparer ses questions dans le but d’obtenir des réponses assurant la bonne compréhension du projet (OCPM, 2005-B : 11). N’oubliez pas de préciser le genre d’information que vous souhaitez obtenir si c’est le cas : données (statistiques, coûts, échéancier), information légale ou contractuelle (entente entre les parties, contribution d’une ville), information technique, renseignements généraux (orientations du projet, principes directeurs). 

4.6.4 Établir un cadre pour le déroulement des rencontres

Lors du déroulement de la rencontre, l’un des premiers objectifs est l’optimisation des échanges, autrement dit favoriser au maximum les discussions en s’assurant que chaque personne présente puisse s’exprimer. 

Attitude à adopter et principes à respecter 

Avant toute chose, il est très important lors d’une rencontre de concertation, qu’aucune forme de discrimination ne soit tolérée et que toutes les opinions, même si elles sont divergentes, puissent être émises. L’animateur ou l’animatrice doit énoncer clairement les attitudes attendues et celles qui ne seront pas tolérées. Il est même possible d’établir une charte de participation. 

La première impression qu’ont les participants et participantes de l’organisme est très importante. Selon Jones et al. (2002 : 67), il est très important d’avoir une attitude ouverte aux autres, qui inspire la confiance, qui fait sentir aux personnes présentes que leurs opinions sont vraiment prises en compte et que vous les écoutez réellement. Soyez honnête, ouvert et parlez clairement et avec compassion. L’OBV doit être le leader qui canalise la volonté de tous les acteurs et actrices du bassin versant de travailler ensemble pour la préservation des ressources en eau. 

4.6.5 Rédiger un compte-rendu tout au long du processus

L’OCPM (2005-A : 23) suggère aussi de faire état des commentaires et des suggestions exprimées par les participants et participantes sous forme de compte-rendu qui reflète bien ce qui a été prononcé et entendu. Il peut permettre de vérifier si les propos de chacun et chacune ont été bien compris, et peut servir à la sensibilisation par la suite. L’OBV doit prendre le temps de bien le rédiger et de s’assurer qu’il reflète bien la rencontre. Ce compte-rendu devra être rendu disponible à la suite de la rencontre dans un délai raisonnable. Attention, ce document ne doit pas être un verbatim. Un verbatim est une transcription fidèle d’une déclaration orale alors qu’un compte-rendu est un rapport plus général d’une rencontre détaillant les faits saillants. 

Outre le compte-rendu, il est aussi possible d’utiliser le « Mind Mapping », aussi appelé carte heuristique. Il s’agit d’un outil visuel compilant de façon claire et organisée l’essentiel des discussions. 

Vous pouvez créer votre propre carte heuristique grâce au logiciel iMindMap, ce dernier étant le logiciel reconnu par l’inventeur du mind mapping. Certains de ces logiciels sont gratuits, (voir : http://www.xmind.net et http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-3673472-freemind). Des sites web tels que www.miro.com permettent également la création de mind mappind.  La figures 6 présente un exemple de ce à quoi peut ressembler une carte heuristique. 

4.6.6 Le suivi des activités

Tel que précisé précédemment, l’implication des citoyens et citoyennes ou des représentants et représentantes des acteurs et actrices de l’eau ne concerne pas uniquement la prise de décision en soi. L’OBV doit voir les participants et les participantes à la gouvernance participative comme étant des partenaires et non pas de simples clients et clientes à qui l’on a demandé une opinion (Beauchamp, 1997 : 54). 

C’est pourquoi il est nécessaire les informer des décisions qui auront été prises à la suite de l’activité. Selon l’OCPM (2005-A : 23), on communique de façon générale les décisions ou les résultats accompagnés d’une note explicative indiquant la façon dont les commentaires ont été pris en compte et en précisant la suite des événements. 

Selon Jones et al. (2002 : 67), il faudrait idéalement que chaque OBV ait une ressource en communication qui pourra servir également de personne-contact. Celle-ci pourra rediriger les questions au bon endroit si nécessaire, fournir de la documentation, préparer les rencontres, s’occuper des contacts avec les médias, etc. 

Différentes façons de faire le suivi 

L’OBV doit faire bien attention de ne pas mélanger les types de suivi découlant d’une démarche de participation citoyenne ou d’une rencontre de concertation.  Il y a deux types de suivi nécessaires à effectuer afin d’optimiser les résultats et la suite du processus : 

1. Suivi administratif (les objectifs ont-ils été atteints ? Quels sont les points positifs et négatifs ? Comment s’améliorer pour les prochaines activités ?)
2. Suivi auprès des participants et participantes (les tenir informés de la suite de l’événement, des décisions qui seront ou qui ont été prises, de leur rôle, des prochaines activités, etc.)