4.6 Étapes générales pour tout processus impliquant des rencontres d’échange avec les citoyens et les acteurs de l’eau

La plupart des mécanismes d’implication des acteurs de l’eau et des citoyens requièrent la participation active de ceux-ci à l’occasion de rencontres prenant diverses formes. Peu importe le type d’activité choisi, certaines étapes d’ordre général s’appliquent à l’ensemble de ces méthodes. Ainsi, dans tous les cas, il faudra procéder à :

• s’assurer d’avoir des ressources compétentes pour entretenir les
  échanges;
• l’invitation des participants;
• la diffusion d’informations avant les rencontres;
• l’établissement d’un cadre pour le déroulement de l’activité;
• la rédaction d’un compte-rendu tout au long du processus;
• le suivi des activités.

Les sections suivantes décrivent de façon plus détaillée chacune de ces étapes.

4.6.1 S’assurer d’avoir des ressources compétentes pour entretenir les échanges

Au départ, il est avantageux de mettre en place une équipe d’organisateurs motivés et compétents pour se charger de s rencontres visant l’implication des citoyens et acteurs de l’eau. Dans la réalité et en fonction des budgets disponibles pour les OBV, ce sera probablement un chargé de projets qui accompagnera la direction pour la réalisation de cette tâche. Toutefois, un directeur général ou un spécialiste d’une problématique n’est pas nécessairement à l’aise, motivé et qualifié pour mener une consultation publique ou une table de concertation. Dans le choix de cet employé qui vous accompagnera, il faudrait sélectionner un membre de l’équipe qui possède des habiletés à communiquer clairement une information, qui démontre une grande capacité d’écoute, qui a des aptitudes en animation et une bonne compréhension des dynamiques sociales du milieu. De façon générale et non seulement pour les consultations publiques, il serait intéressant que les OBV favorisent l’interdisciplinarité de la gouvernance et des ressources, avec notamment une ressource en communication qui pourrait occuper la fonction d’animateur de la consultation.

Pour des raisons pratiques, il faut aussi essayer d’éviter que le concepteur du projet soit l’organisateur de la rencontre afin qu’il ne soit pas juge et partie. Il serait donc préférable que la personne responsable, probablement le directeur général, ne soit pas également responsable de l’organisation de l’évènement qui devrait être attribué à un autre employé.

Si c’est possible, et selon le contexte, il ne faut pas hésiter à recourir à une ressource externe et compétente en matière de participation citoyenne (au Québec, quelques universités offrent des formations sur les consultations publiques, au département de Communication et d’information, comme le GRAPAC, le Groupe de recherche-action sur la participation et la consultation publique de l’Université Laval ou encore le département de Stratégie, responsabilité sociale et environnementale ou la Chaire de responsabilité sociale et de développement durable tous deux de l’UQAM, les étudiants sortant peuvent être intéressés par un tel contrat ou encore par un stage dans un OBV) qui pourrait vous faire épargner temps et énergie, par exemple en :

• vous conseillant sur le choix de la formule et sur les différentes étapes qu’elle comporte;
• facilitant le dialogue avec les gens du milieu et en rencontrant les intervenants;
• en vous informant de l’évolution des échanges avec le public et en suggérant des modalités pour la prise en compte des points de vue des citoyens dans les décisions à venir.

Peu importe le type de mécanisme sélectionné, il est primordial de choisir une ressource expérimentée pour diriger et servir de modérateur puisqu’elle serait en mesure d’aider au déroulement des discussions, d’encourager la prise de parole en clarifiant la question posée par un participant ou en faisant clarifier les réponses qui semblent mal comprises des intervenants. De plus, elle pourrait s’assurer que chaque participant se sente écouté ou encore que les commentaires du public soient bien compris.

L’animation de groupe est une composante très importante. Si l’OBV n’engage pas un professionnel, un membre de l’équipe de l’OBV devra prendre en charge cette tâche importante. La crédibilité et la compétence de l’animateur aura une forte influence sur le déroulement des rencontres.

Voici deux volumes pouvant vous donner des outils :

• BOISVERT, Daniel, COSSETTE, François, POISSON, Michel (1995). Animateur compétent, groupes efficaces. Cap-Rouge, Presses Inter Universitaires, 402 pages.
• BOISVERT, Daniel, COSSETTE, François, POISSON, Michel (1995). Animation de groupes. Cap-Rouge, Presses Inter Universitaires, 324 pages.

4.6.2 L’invitation aux citoyens et acteurs de l’eau

Façons d’inviter les citoyens et acteurs de l’eau à prendre part aux activités :

• Message dans les journaux locaux et régionaux et dans les publications spécialisées en fonction de la population ciblée (ex. journal de l’association sylvicole, bulletin paroissial, journal de l’association des retraités, etc.) C’est pourquoi il peut être intéressant de faire une liste des organismes, des associations, des regroupements et des entreprises présents sur le territoire;
• Publicité à la télévision communautaire;
• Solliciter des entrevues à la radio, à la télévision, dans un journal;
• Distribution de cartons d’invitation personnalisés, de dépliants d’information, d’invitations personnalisées (porte à porte, rencontrer les gens dans la rue, glisser le carton dans un journal, un compte de taxes, un publi-sac, distribution de ces documents ex. au centre communautaire, au centre commercial);
• Affichage sur un site internet (ex. site de la municipalité à la page d’accueil, site web de l’OBV);
• Vidéo ou capsule d’information sur un site internet (ex. site de la municipalité à la page d’accueil);
• Affiches/posters apposés un peu partout dans la ville (ex. abribus, entrée du centre communautaire, babillard au centre commercial);
• Demander à des partenaires de faire la publicité de la consultation (ex. sur les sites web d’autres organismes avec lesquels une association est possible, relation donnant-donnant);
• Visite en personne lors d’un événement organisé par un acteur du milieu pour parler de la démarche de consultation et susciter l’intérêt (présence lors du conseil des maires de la MRC, lors d’un souper de l’âge d’or, soirée scouts, etc).

Quelques conseils visant à maximiser l’efficacité de votre publicité :

• Capitaliser sur les forces et axer sur les projets concrets :
• Diffuser la réussite des partenariats, par exemple les contrats de bassin. Mettre l’emphase sur les bons coups, les projets concrets et les réussites ne peut qu’aider à favoriser la visibilité et la crédibilité de l’OBV.
• Utiliser un langage simple et jouer sur les valeurs, sur ce qui est important pour les gens (ex. ne pas parler de GIEBV ou de PDE mais bien de la santé des rivières concernées).
• Message concis et clair, ne pas essayez d’expliquer la GIEBV en 1 minute!
• Le médium employé doit être adapté aux différents types d’acteurs de l’eau. Par exemple, si les participants visés sont des jeunes, il pourrait être préférable d’utiliser des moyens de diffusion par l’entremise des nouvelles technologies et les nouveaux médias sociaux (ex. courriel, site web, page facebook). À l’inverse, si l’on vise des personnes âgées, les médiums traditionnels tels que les journaux locaux seront peut-être plus appropriés. Une combinaison de plusieurs médiums devraient ainsi être utilisée pour faire la publicité de la consultation et la diffusion de l’information. Il est donc essentiel de définir, préalablement à la tenue de l’événement, le type de participants visé.
• Tenter de cibler les nouveaux arrivants (nouveaux propriétaires) en leur parlant de l’OBV et du rôle que les citoyens ont dans la GIEBV dans ce bassin versant (Jones et al, 2002 : 67).
• Essayer de lier environnement et économie : la restauration environnementale par exemple peut s’avérer être une activité économique créant plusieurs emplois (Jones et al, 2002 : 67).
• Focus sur les réussites ou sur la participation d’un groupe de citoyens à une activité de l’OBV (Jones et al, 2002 : 68).
• Il faut diminuer au maximum les barrières potentielles, par exemple de la documentation de trop haut niveau, alors vulgariser le plus possible l’information transmise (RTPI, 2005 : 12).

4.6.3 La diffusion de l’information préalable aux rencontres

Quelques points à préciser avant la diffusion de l’information (OCPM, 2005-A : 22):

• Nature de l’information à transmettre

Concernant l’information et la documentation à distribuer, c’est à l’OBV de sélectionner la nature de l’information à transmettre, tout en s’assurant de la qualité de l’information, de sa pertinence et de sa fiabilité. Idéalement, l’information doit être vulgarisée et adaptée au public visé. Il est évident que plus les citoyens saisiront de quoi il s’agit, plus ils seront intéressés et outillés à participer à votre démarche de consultation.

Ici, l’information peut être basée sur le «marketing social», des images de la région, des commentaires et photos de personnes connues et influentes du bassin versant présentés dans un dépliant d’information suscitera un plus grand intérêt de la population (maires, préfets, présidents des syndicats de base de l’UPA, président de la Chambre de commerce, curé, propriétaire de l’épicerie du quartier, etc). Les documents devraient, dans le meilleur des cas, contenir des endroits pour permettre aux lecteurs de prendre des notes ou de faire des annotations dans le texte.

L’information à la population vise d’abord et avant tout à faire comprendre aux acteurs la phase d’élaboration du projet et ses principales composantes. On peut aussi légèrement déborder du projet en soi, par exemple en proposant des variantes envisagées du projet, afin de susciter des réflexions, observations, questions et/ou commentaires lors des rencontres. Il est possible de faire une simple description du projet, ou un résumé du projet et de la démarche dans laquelle il s’inscrit.

• Quand transmettre l’information?

Idéalement, les participants devraient être en possession de l’information avant la rencontre (un délai d’au moins 10 jours), donc lors de l’envoi de l’invitation, afin qu’ils aient eu le temps nécessaire pour en prendre connaissance. Il est toutefois possible de distribuer de l’information lors de la tenue de l’événement même.

Les participants sont habituellement très sensibles à la qualité de l’information que vous transmettrez et à la réelle volonté que vous projetterez à répondre clairement à leurs interrogations. Cela contribuera à construire votre crédibilité dans le milieu et les participants pourraient même vouloir de l’information supplémentaire de votre part.

Conseils de l’OCPM à fournir aux participants (2005-B : 10)

L’OBV pourrait, lors de la transmission de la documentation préalable à la tenue de l’événement, suggérer ces quelques étapes afin que les citoyens soient bien préparés :

• 1. Prendre connaissance de la documentation (idéalement avant la tenue de la rencontre) et ne pas hésiter à contacter l’OBV pour en obtenir davantage.
• 2. Noter ses premières observations : ce qui vous préoccupe, une question, un commentaire, ce qui vous intéresse dans le projet, qu’est-ce qui vous convient ou ne vous convient pas, quels sont les impacts positifs et négatifs que vous percevez au départ, en quoi la documentation vient appuyer vos premières observations ou en quoi y apporte-t-elle un nouvel éclairage ou quels renseignements vous manque-t-il, à première vue êtes-vous en accord avec les objectifs ou orientations proposés, quels seraient les critères et les principes à prioriser, etc.
• Préparer ses questions dans le but d’obtenir des réponses assurant la bonne compréhension du projet (OCPM, 2005-B : 11): permettront d’obtenir des faits ou des précisions qui vont clarifier certains points ou qui vont ajouter à la connaissance que vous avez déjà du projet, de faire confirmer un élément du projet sur lequel vous avez un doute. Vous pouvez classer vos questions par catégories, par exemple des questions de compréhension (que veut dire tel mot ou tel terme technique), des questions de clarification (demander une vulgarisation afin de mieux comprendre une situation ou une étude) ou encore des questions à propos desquelles la documentation ne fournit aucune information. Notez les questions en ordre d’importance pour vous car si le temps manque, vous pourrez poser les plus importantes pour vous. Vous pouvez, si vous le jugez utile, compléter ou bonifier vos questions avec vos voisins et voir si vous êtes clairs dans la façon de poser la question. N’oubliez pas de précisez le genre d’information que vous souhaitez obtenir si c’est le cas : données (statistiques, coûts, échéancier), information légale ou contractuelle (entente entre les parties, contribution d’une ville), information technique, renseignements généraux (orientations du projet, principes directeurs).

4.6.4 Le déroulement des rencontres

Après le choix de la démarche ainsi que de la publicité de celle-ci conjointement à la diffusion de l’information aux participants, arrive finalement le moment de la tenue de l’activité.

La clé de la réussite semble se trouver dans le remaniement de la procédure traditionnelle, soit l’information à la population dans laquelle les acteurs de l’eau semblent avoir l’impression de ne pas avoir de voix et d’être mis devant un fait accompli. L’OBV doit arriver à inverser cette tendance, à impliquer dès l’étape d’élaboration d’un projet la population et de prendre en considération leurs voix et opinions. C’est ce que nous appelons l’optimisation des échanges.

Attitude à adopter et principes à respecter

Avant toute chose, il est très important que les organisateurs d’une consultation mettent l’emphase sur le respect, qu’aucune forme de discrimination ne soit tolérée lors de la rencontre et que toutes les opinions puissent être émises. L’animateur énonce clairement les attitudes attendues et celles qui ne seront pas tolérées, par exemple, si un citoyen se présente simplement dans le but de dénoncer une action ou l’inaction de la municipalité, il sera important que l’OBV précise que ce genre d’attitude ne sera pas tolérée puisque ce n’est absolument pas le but de la consultation publique.

La première impression qu’ont les participants de l’organisme est très importante. Selon Jones et al. (2002 : 67), il est très important d’avoir une attitude ouverte aux autres, qui inspire la confiance, qui fait sentir aux participants que leurs opinions sont vraiment prises en compte et que vous les écouter réellement. Soyez honnête, ouvert et parlez clairement et avec compassion. L’OBV doit représenter le leader qui canalise la volonté de tous les acteurs du bassin versant de travailler ensemble pour la santé des cours d’eau.

Certains principes de base sont très importants à respecter pour le bon fonctionnement d’une démarche d’implication des citoyens et l’élaboration d’un «code ou d’une charte de conduite» pourrait constituer la première étape du processus. Voici trois exemples de stratégies (qui peuvent se compléter) pouvant aider l’OBV à délimiter le cadre ainsi que l’attitude à adopter, autant de la part des organisateurs que des participants:

• Principes directeurs, selon l’OCDE, pour que l’information, la consultation et la participation active soient efficaces (OCDE, 2003 : 19)
• Entente de bonne foi pour définir le cadre dans lequel les participants peuvent agir, cela permettant ainsi une meilleure efficacité de la consultation (Beauchamp, 1997 : 84)
• Il pourrait être intéressant de mettre l’emphase sur la reconnaissance de la légitimité de l’autre et l’accord initial dès la première rencontre.

Voir davantage d’informations à cet effet à la section 2.2.3 Arène de communication propice aux échanges constructifs et arrimée aux attentes des parties prenantes

4.6.5 Rédaction d’un compte-rendu tout au long du processus

L’OCPM (2005-A : 23) suggère aussi de faire état des commentaires et des suggestions exprimées par les participants sous forme de compte-rendu qui reflète bien ce qui a été prononcé et entendu. Il peut permettre aux participants de vérifier si leurs propos ont été bien compris, et peut servir à la sensibilisation par la suite. L’OBV doit prendre le temps de bien le rédiger et de s’assurer qu’il reflète bien la rencontre, car si certains participants considèrent qu’il passe sous silence plusieurs préoccupations émises, il minera la confiance des acteurs. Ce compte-rendu devra être rendu disponible suite à la rencontre dans un délai raisonnable, en mentionnant de quoi il s’agit (par exemple qu’il fait état des principaux commentaires émis, qu’il doit être utilisé comme un aide-mémoire et qu’à ce titre il n’a pas fait l’objet d’une validation de la part des participants. Attention, ce document ne doit pas être un verbatim (un verbatim est une transcription fidèle d’une déclaration orale alors qu’un compte-rendu est un rapport plus général d’une rencontre détaillant certains faits particuliers).

Outre le compte-rendu, il est aussi possible d’utiliser le «Mind Mapping», aussi appelé carte heuristique. C’est en quelque sorte une façon visuelle d’organiser ses idées tout en faisant ressortir l’essentiel. Cette méthode peut être utilisée lors de toute activité visant la participation citoyenne et des acteurs, afin d’avoir un outil visuel compilant de façon claire et organisée l’essentiel des discussions. Il suffira alors de connecter l’ordinateur sur lequel le logiciel est installé et de projeter sur un écran, comme plusieurs le font déjà avec des présentations PowerPoint.

Pour plus d’informations concernant la carte heuristique, visitez le www.petillant.com où se trouvent aussi quelques logiciels, notamment le iMindMap, ce dernier étant le logiciel reconnu par l’inventeur du Mind Mapping. Certains de ces logiciels sont gratuits, (voir : http://www.xmind.net et http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-3673472-freemind ) mais tout dépendant du budget de l’OBV, d’autres outils en vente pourraient être rentables dans la mesure où vous les utilisez lors de la majorité des rencontres que l’OBV peut avoir (table de concertation, consultations publiques, rencontres des différents comités, etc). Les figures 6 et 7 présentent deux exemples de ce à quoi peut ressembler une carte heuristique.

Additionnellement, l’outil Wordle, disponible au http://www.wordle.net permet de créer des « nuages de mots » à partir de textes déjà existants. Il rend plus proéminents les mots les plus utilisés, cela donnant une perspective intéressante sur le contenu d’un document.

Pour la crédibilité du processus, il est souhaitable de procéder à une analyse des observations et suggestions des participants. Lorsqu’on examine ces derniers en profondeur, il est possible de déceler la nature de leurs préoccupations ainsi que les critères et les valeurs qu’ils privilégient. Dans le cas où leurs suggestions s’intégreraient mal au projet, il sera probablement possible de trouver des alternatives qui respecteront tout autant leurs préoccupations que l’idée du projet. C’est pourquoi il est important de prendre le temps de faire le compte-rendu et d’analyser par la suite les commentaires qu’il contient.

4.6.6 Le suivi des activités

Tel que précisé précédemment, l’implication des citoyens et acteurs ne concerne pas uniquement la prise de décision en soi. Elle commence bien avant, avec le choix de la démarche et l’information à la population et se poursuit bien après la rencontre. L’OBV doit voir les participants comme étant des partenaires et non pas de simples clients à qui l’on a demandé une opinion (Beauchamp, 1997 : 54).

C’est pourquoi il est nécessaire d’informer les participants des décisions qui auront été prises suite à l’activité. Selon l’OCPM (2005-A : 23), on communique de façon générale les décisions ou les résultats accompagnés d’une note explicative indiquant la façon dont les commentaires des participants ont été pris en compte et en précisant la suite des événements.

Selon Jones et al. (2002 : 67), il faudrait idéalement que chaque OBV ait une ressource en communication (agent de liaison) qui pourra servir de contact aux participants. Cette personne pourra rediriger les questions au bon endroit si nécessaire, fournir de la documentation, préparer les rencontres, s’occuper des contacts avec les médias, etc, ce qui nous ramène à interdisciplinarité de la gouvernance et des ressources détaillée plus haut.

Différentes façons de faire le suivi

L’OBV doit faire bien attention de ne pas mélanger les types de suivi découlant d’une démarche de participation citoyenne. On ne parle pas ici du suivi et évaluation du PDE mais bien du suivi de la consultation publique ou de la table de concertation par exemple. Il y a deux types de suivi nécessaires à effectuer suite à une consultation publique afin d’optimiser les résultats et la suite du processus:

1. Suivi administratif (les objectifs ont-ils été atteints? quels sont les points positifs et négatifs? comment s’améliorer pour les prochaines activités?)

Façon de faire ce type de suivi :

• Faire une évaluation approfondie : sonder les participants à propos de leur opinion, leur appréciation générale, les points forts et faibles qu’ils ont relevés de l’événement. Il est possible de prendre exemple, sans toutefois que ce soit aussi exhaustif, sur l’Évaluation des consultations publiques sur les enjeux forestiers : l’expérience québécoise récente 2001-2003.

Évaluation des consultations publiques sur les enjeux forestiers : l’expérience québécoise récente 2001-2003

2. Suivi auprès des participants (les tenir informés de la suite de l’événement, des décisions qui seront ou qui ont été prises, de leur rôle, des prochaines activités, etc.)

Façons de faire ce type de suivi :

• Contacter les participants ayant montré un intérêt : tel que mentionné plus haut, il serait intéressant de demander aux participants le désirant leurs coordonnées afin de pouvoir les contacter pour diffuser les résultats suite à l’activité. S’il y a une annonce à faire, par exemple pour une prochaine rencontre, c’est ici qu’il faut le faire.
• Diffuser les résultats dans les médias à travers, par exemple, un article dans le journal local, dans le bulletin de liaison de l’OBV, sur le site internet de l’OBV ou des partenaires, dans les médias sociaux tels que Facebook si l’OBV a un compte, etc. S’il y a une annonce à faire, par exemple pour une prochaine rencontre, c’est ici qu’il faut le faire.
• Suivi des perceptions des acteurs: conjointement au suivi et évaluation du PDE. Le suivi des perceptions sera de toute façon nécessaire pour faire la mise à jour requise du portrait du PDE.