4.2 Consultation

4.2.1 Concepts

Au stade de la consultation, il y aura échange entre les parties prenantes, et ainsi un minimum de rétroaction des acteurs consultés envers les décideurs, qui se mettent ainsi en position d’être influencés. Il s’agit d’un mode de communication généralement encadré de règles et basé sur les échanges et l’écoute.

L’Organisation de coopération et de développement économique) (OCDE) (2003 : 13) définit la consultation comme une relation à double-sens (two-way relation) dans laquelle les citoyens donnent un feedback à l’organisation, tandis que l’information est une relation à sens unique (one-way relation) où l’organisation produit et distribue les informations utiles aux citoyens.

Il est important de préciser que la consultation des acteurs de l’eau et des citoyens peut se faire de différentes façons et que la consultation publique est un outil parmi plusieurs autres aussi présentés dans cette section.

4.2.2 Objectif

• Assurer un minimum de rétroaction entre les acteurs consultés et les décideurs.

4.2.3 Outils

Consultation formelle (consultation publique)

Selon André Beauchamp (1997 : 59), «la consultation dite formelle suppose une procédure publique claire et définie, elle est ouverte à toutes les personnes intéressées et suppose presque toujours la présence d’un tiers. Elle peut cristalliser les questions et les oppositions.

Pour l’Office de consultation publique de Montréal (OCPM), la «consultation publique réfère plutôt à des processus formels encadrés par une procédure définie et souvent assujettis à une obligation réglementaire ou légale» et est différente de l’interaction avec le public (l’information), qui désigne plutôt «une démarche de participation non réglementée, volontaire, souple et respectueuse des personnes. C’est une démarche moins formelle, s’appuyant toutefois sur des règles préservant sa crédibilité, et où la communication est centrée sur les échanges et l’écoute (OCPM, 2005-A : 9)».

Appliqué à l’OBV, et selon le cadre de référence en vigueur (2004), cette définition correspond à l’OBV qui consulte les acteurs de l’eau à propos de leurs perceptions par rapport au bassin versant et ses problématiques. Par la suite, les résultats de cette consultation doivent se refléter dans le portrait et, conséquemment, dans le plan d’action de l’OBV (suite à une deuxième consultation ayant pour but la priorisation des actions à mettre en oeuvre).

Quel public cibler?

Il existe différentes façons de cibler un public dans le cadre d’une consultation publique. On peut procéder par secteur d’activité économique, par problématiques ou par secteur géographique, chacune de ces options étant soit ouverte au grand public ou soit sur invitation seulement.

Voici quelques exemples tirés de l’expérience de certains OBV. Il est important de noter que les procédures expliquées sont celles des OBV mentionnés. C’est à titre indicatif qu’elles sont présentées, mais ces démarches peuvent être répétées, servir de point de départ ou être une inspiration pour un autre OBV.

Par secteur d’activité économique :

Par problématiques :

Par secteur géographique :

Le choix de la démarche

Idéalement, il faut maintenir un équilibre entre les techniques qualitatives et quantitatives (RTPI, 2005 : 12) et essayer d’utiliser des techniques que les gens apprécient ou du moins tenter de les rendre le plus agréables possible. Par exemple, vous pourriez jumeler la consultation à un événement festif en lien avec le cours d’eau. Favorisez la prise de parole, l’échange en sous-groupes et mettez l’emphase sur la discussion entre les participants. Bref, tentez d’innover et de vous éloigner de la présentation traditionnelle du portrait, dans la simple volonté d’informer les participants, en optimisant les échanges (astuce dans déterminant arène de communication) . La CAPSA est ici un bon exemple en matière d’optimisation des échanges.

D’ailleurs, il pourrait être intéressant de débuter avec une recherche des expériences de consultation publique qui ont été tentées dans le passé afin d’éviter les mêmes erreurs ou, au contraire, de miser sur une activité qui s’était révélée populaire. Il s’agit de faire une économie d’expérience , tel que mentionné précédemment.

Pour chaque type de consultation proposé, il peut être intéressant de se poser les questions suivantes afin de déterminer le plus précisément possible le type de consultation qui sera le plus approprié pour vous :

• Comment? Quelles formes prennent ces pratiques et par quels moyens se fera la consultation publique?
• Conditions? Quelles sont les conditions d’exercice de la consultation publique? Quel nombre de participants est visé? Quel(s) type(s) de participants (ex. secteur d’activité, citoyens, organismes, etc)? Est-ce qu’on privilégie un ou des secteurs en particulier? Pourquoi? Est-ce qu’on veut susciter des appuis et des collaborations?
• Contraintes? Quels sont les défis et les limites de la consultation publique? Quelles sont les contraintes ou les difficultés qui sont connues à l’avance?
• Lever les obstacles? Comment faire mieux et différemment? Y a-t-il une meilleure option?

Déroulement de la rencontre

Selon l’OCPM (2005-A : 22), il y a tout intérêt à ce que la consultation se déroule en deux parties distinctes. Le fait de procéder en deux parties permet aux participants d’apporter des commentaires éclairés et fondés sur une information la plus complète possible et enrichie de toutes les réponses aux questions posées. Cela évite d’avoir des discussions fondées sur des perceptions ou des compréhensions erronées.

1. Une courte première partie réservée à l’information aux participants à propos du projet, suivie d’une période de questions de la part de ces derniers. La période de questions permet aux participants d’obtenir des renseignements additionnels ou des précisions afin de bien comprendre l’information qui leur est communiquée dans le but de bien saisir en quoi consiste le projet.

Conseils de l’OCPM à fournir aux participants pour la première partie (2005-B:13)

• Écouter la présentation du projet attentivement : si de nouvelles questions vous viennent en tête notez-les et si des réponses ont été données à certaines questions que vous aviez rayez-les.
• Poser ses questions : n’hésitez pas à poser des questions qui peuvent sembler banales à première vue (les réponses peuvent parfois être très instructives), évitez de faire précéder vos questions de commentaires (en agissant ainsi vous prenez du temps qui pourrait être alloué aux autres et vous prenez le risque que la réponse porte sur votre commentaire plutôt que sur votre question).
• Écouter les questions des autres : les réponses aux questions des autres peuvent répondre à vos propres questionnements ou vous amenez de nouveaux éclaircissements, vous pourriez alors reformuler vos questions ou les éliminer et peut-être que ces réponses donneront plus d’impact à votre présentation. Écoutez les questions et réponses sans jugement.
• À la fin de la période de questions, regroupez vos observations : ce que vous approuvez, ce qui mériterait d’être vérifié, ce que vous suggérez, ce que vous craignez, ce que vous désapprouvez.

2. Une deuxième partie, occupant la majeure partie de la consultation, où les participants font part de leurs observations, réflexions, préoccupations, besoins, inquiétudes, perceptions, questions, commentaires, suggestions.

Conseils de l’OCPM à fournir aux participants pour la deuxième partie (2005-B : 16):

• Réviser ses arguments et préciser sa position : vous avez noté vos idées lors de la période de questions et à la lumière de tout ce que vous connaissez maintenant, vous pouvez revoir les observations et les préoccupations que vous aviez notées au départ. Selon les renseignements fournis, notez pourquoi vous êtes en accord ou en désaccord. Tentez de préciser votre position, vos arguments, vos recommandations : les avantages, des suggestions susceptibles d’améliorer le projet, vos réserves, quels impacts appréhendez vous, quelles vérifications additionnelles souhaitez-vous, vous êtes en désaccord avec le projet. Gardez bien en tête que vous n’avez pas l’obligation de réagir à tous les aspects du projet.
• Préparer sa présentation et cibler les points essentiels : préparer un rapide plan de votre présentation, n’oubliez pas que l’important est d’exprimer votre opinion le plus clairement possible.
• Exprimer son opinion :

La consultation informelle (Beauchamp, 1997 : 63)

Lorsqu’on doit prendre une décision, comme on le fait de manière courante en famille ou au travail, un responsable en parle aux gens intéressés, lance une hypothèse, suggère une orientation, cherche à valider une information, demande des suggestions. Il faut toutefois que les gens sentent que la démarche est sincère et que tout n’est pas décidé à l’avance.

C’est en fait un simple appel d’idées pour trouver des solutions à un problème ou une situation. Ce niveau de participation est très approprié lorsque le projet que l’on veut soumettre est très préliminaire. Il est particulièrement utile lorsque l’OBV veut développer un projet à partir des idées, des contraintes et des besoins que les participants vont communiquer. Si cette démarche est sélectionnée, attention à ne pas tomber dans «l’information»! Les participants auront alors l’impression d’être inutiles et cela freinera la participation du public. Cette démarche pourrait être fort utile lors d’une consultation publique pendant l’élaboration du portrait du PDE, où l’OBV pourrait collecter les perceptions des acteurs de l’eau et les combiner aux données scientifiques. Ce type de consultation peut se faire de différentes manières, notamment par une assemblée publique ou par ateliers en petits groupes de travail, deux méthodes qui seront traités plus bas.

C’est d’ailleurs ce type de consultation qui convient le mieux dans le cadre du processus d’élaboration du PDE. Peu contraignante, elle permet d’aller chercher les gens et de les inciter à participer sans crainte, tout en ayant l’option d’affirmer son opinion et ses perceptions. Ici, il serait intéressant d’intégrer le concept d’économie d’expérience afin de voir avec la population si certaines activités ou événements, ayant réussi ou non dans le passé, ont été oubliés par l’OBV et auraient intérêt ou non à être répétés.

Rencontres de travail OCPM (2005-A : 27)

Elles offrent une communication directe et de proximité, tout en permettant une meilleure sensibilisation aux préoccupations du milieu et une meilleure communication des informations. Elles permettent aussi d’identifier plus clairement les intérêts communs et peuvent favoriser l’établissement d’un lien de confiance entre tous les acteurs présents.

• Avant l’activité : il faut s’assurer de la diversité des participants (sexe, secteurs d’activité, groupes d’âge, champs d’intérêts, etc.) et inviter ces derniers avec des invitations officielles. Il faut s’assurer de leur transmettre l’information à propos des sujets qu’ils traiteront lors de la rencontre de travail. Pour savoir quand transmettre l’information, voir la section étapes générales pour tout processus impliquant des rencontres d’échanges, section diffusion de l’information.
• Pendant l’activité : il faut chercher à favoriser un dialogue permettant à chaque acteur présent de se sensibiliser aux contraintes et aux préoccupations de l’autre, et chercher à identifier les valeurs des acteurs et les critères sur lesquels le projet doit reposer pour qu’ils le jugent acceptable.

• Après l’activité : il faut évaluer le déroulement de la rencontre et apporter, au besoin, les ajustements nécessaires si des rencontres doivent avoir lieu avec d’autres participants (voir suivi des activités).

Pour un exemple concret de ce type de démarche provenant d’un OBV, voir l’encadré de l’OBV COPERNIC ou de la SCABRIC.

La rétroinformation (OCPM, 2005-A : 18)

Ici, l’information est communiquée à propos d’un projet dont l’état peut être relativement avancé, mais qui n’est pas complété. Puis, l’OBV répond à des questions tout en sollicitant des commentaires et des observations. On cherche à informer ET à être informé. Ce faisant, on applique une communication bidirectionnelle, c’est-à-dire d’une part la transmission d’une information (en évitant soigneusement de faire de la promotion), et d’autre part, l’écoute de l’information que l’autre veut transmettre (les messages des citoyens). Par exemple, le PDE permet de déterminer qu’une action doit être entreprise concernant la présence du castor, et plusieurs solutions sont possibles, à différents coûts et pour différents résultats. Une rétro-information à ce sujet permet 1) d’informer les parties prenantes de la présence du castor et de ses impacts sur l’écoulement des eaux par exemple et 2) d’obtenir des informations sur l’historique de cette problématique auprès des municipalités qui ont déjà vécu cette problématique, auprès des trappeurs de la région, des associations de lacs, etc.

Pour le ROBVQ, ce type de consultation pourrait être très utile à la deuxième consultation concernant le PDE, soit lors de la présentation du plan d’action. Les participants pourraient donc prendre connaissance de l’ensemble du PDE et prioriser les actions proposées par le milieu. Il y a donc présentation et information, puis consultation et échanges.

Les sondages (OCPM, 2005-A : 32)

Certains seront portés à réaliser un sondage téléphonique, Internet ou en personne dans un secteur déterminé d’une zone de leur bassin versant Si l’OBV opte pour cette méthode, il doit s’assurer que la méthodologie du sondage soit respectée par les employés et/ou bénévoles de manière à pouvoir en valider les résultats et la méthodologie.

Il est recommandé de combiner cette méthode à une autre. Par exemple, dans le cadre du PDE, un sondage pourrait précéder ou succéder une consultation publique afin d’obtenir plus de détails sur un aspect en particulier ou pour connaître la satisfaction générale des participants.

Les résultats d’un sondage serviront alors d’outil d’analyse et de source d’information (et non de vérité). Les données recueillies seront confirmées ou infirmées à l’occasion de réunions de travail avec des citoyens ou d’une assemblée publique, selon la formule que l’OBV aura choisie. Outre le désavantage de son coût, le sondage ne permet pas d’interactions entre les citoyens et les résultats pourraient être interprétés comme s’il s’agissait d’un référendum.

Quant aux «e-consultations» (sondages en ligne sur Internet), elles peuvent être très efficaces avec les acteurs de l’eau connus pour utiliser internet (ex. les jeunes, les gens d’affaires). Plusieurs sites offrent à faible coût des sondages personnalisés qui sont compilés automatiquement, par exemple www.surveymonkey.com.

Assemblée publique OCPM (2005-A : 29)

Elle permet aux citoyens intéressés d’avoir accès en même temps à la même information, d’entendre les différentes positions et d’observer l’interaction entre les tenants de différents intérêts. Les citoyens étant habituellement peu à l’aise de prendre la parole en public, l’interaction est limitée en raison d’un nombre souvent élevé d’intervenants et du temps souvent faible de parole accordé à chacun. Elle présente un intérêt surtout si elle est précédée de rencontres de travail. Il peut s’agir, par exemple, d’y présenter les résultats des rencontres de travail et les ajustements que l’OBV a apportés au projet et de recueillir les commentaires ou observations relatifs au projet bonifié. Utilisée seule, cette formule est appropriée si, dans l’ensemble, votre projet semble être accueilli plutôt favorablement.

• Avant l’activité : il faut rechercher une diversité chez les participants et constituer une liste d’intervenants, citoyens ou organismes à rejoindre spécifiquement. Un large public composé de citoyens et de représentants d’organismes et entreprises concernés par le projet doit être réuni . Il faut annoncer la tenue de l’assemblée publique et son objet au moins sept jours à l’avance, préparer sa présentation adéquatement et faire une simulation de celle-ci et de la période de questions en vue de la véritable activité. S’il y a de l’information à faire parvenir aux participants, la rendre disponible au moins dix jours à l’avance.
• Pendant l’activité : l’assemblée publique s’apparente au fonctionnement de la rencontre de travail (présentation, période de questions et commentaires) mais les échanges sont plus formels et il n’y a pas d’interaction entre les différents participants. Lors de l’activité, l’OBV doit :

• Après l’activité : Idéalement, il faut maintenir un contact avec le milieu jusqu’à la réalisation du projet et évaluer les commentaires ou plaintes reçues au sujet de la démarche, examiner la revue de presse, bref, évaluer la démarche sous tous ses angles. Cette évaluation permet d’acquérir des habiletés et de faire l’apprentissage de la formule.

Pour un exemple concret de ce type de démarche provenant d’un OBV, voir l’encadré de l’OBV Saguenay.

Journée portes ouvertes (ou une foire) (OCPM, 2005-A : 31)

Tel que mentionné auparavant, il faut savoir que le but d’une journée portes ouvertes est d’informer la population au sujet du projet, mais à sa convenance, et dans un cadre moins formel que celui d’une rencontre de travail ou d’une assemblée publique. L’absence de formalités favorise l’établissement de relations directes entre les représentants du promoteur et les citoyens.

Cette formule exige beaucoup de temps, de préparation et d’organisation, impose que des membres du personnel soient présents en grand nombre et oblige à investir dans les éléments de présentation requis, tels que des kiosques ou des présentoirs. Les OBV pourraient tenir des journées portes ouvertes car un kiosque et une exposition du ROBVQ sont disponibles en location, des dépliants peuvent facilement être produits et imprimés (en plus de ceux disponibles par le réseau) et participer à des activités de ce type contribue à la visibilité et à la crédibilité d’un OBV. Ainsi, lorsque ce dernier conviera les acteurs à une consultation publique, une partie de ces derniers pourrait déjà savoir qui est l’OBV et ce qu’il fait.

• Avant l’activité : il faut choisir les outils appropriés pour communiquer l’information : kiosque, série de présentoirs (images et bref texte explicatif), documents, diaporama PowerPoint, maquette, etc. S’il y a de l’information à distribuer, assurer encore ici un délai d’au moins dix jours.
• Pendant l’activité : le public se présente à l’endroit annoncé, au moment qui lui convient. Les gens s’informent, posent des questions et discutent de leurs préoccupations avec l’acteur du milieu responsable de l’action du PDE ou avec le personnel de l’OBV.
• Après l’activité : il peut être intéressant de rédiger un document synthèse, par exemple, un compte-rendu, un bulletin ou autre, colligeant les observations des citoyens, indiquant comment leurs observations ont été prises en compte et précisant, le cas échéant, les décisions à prendre. Il faut encore ici faire un suivi et s’évaluer. (Voir le suivi des activités)

Une démarche suggérée par l’OCPM – la démarche évolutive (2005-A : 32) :

• 1. Rencontres de travail (deux ou trois) : l’objectif est de recueillir les observations et les suggestions. La formule axée sur la rétro information est souvent la plus appropriée car elle est accessible pour les ressources financières et humaines, éclairantes après seulement deux ou trois rencontres.
• 2. Au besoin : seconde série de rencontres de travail ou rencontres individuelles sous forme d’entrevues avec les acteurs de l’eau concernés. Ici, l’objectif est de valider les ajustements apportés. Ces rencontres peuvent être effectuées avec d’autres participants que ceux qui étaient présents lors de la première série de rencontres.
• 3. Au besoin : groupe de travail réunissant certains des participants. Son objectif est de dégager des consensus s’il existe des réserves significatives.
• 4. Au besoin : assemblée publique de consultation où l’objectif est de vérifier l’accueil réservé au projet par un large public. Certains sont portés à choisir uniquement cette formule sans rencontre de travail préalable. Or, il est toujours avantageux de connaître les principales observations des citoyens concernés avant la tenue d’une assemblée publique. L’intérêt des rencontres de travail préalables réside notamment dans la limitation de ce qu’on appelle les «effets surprises».

Différence entre une audience publique et une assemblée publique de consultation (OCPM, 2005-B : 122) :

• « Audience publique » : consultation se déroulant sur plusieurs séances, en deux blocs distincts. Le délai entre les deux blocs doit être suffisant pour permettre aux citoyens d’élaborer leur point de vue et, s’il y a lieu, de rédiger un mémoire pour une présentation dans le second bloc, réservé à l’expression des opinions.
• « Assemblée publique de consultation » : consultation en une seule séance au cours de laquelle il y a eu présentation du projet, questions des citoyens, puis expression des opinions. Il peut y avoir, au besoin, une ou des séances additionnelles. Les OBV utiliseront plus cette façon de faire que l’audience publique.

Déroulement d’une assemblée publique de consultation (OCPM, 2005-B : 19)

Ouverture de l’audience : le président (la personne désignée par l’OBV) ouvre l’assemblée, il expose le mandat et les objets de la consultation publique et présente l’échéancier. Il explique le déroulement qui comprendra deux parties et indique comment les citoyens peuvent participer à chacune des parties.

Première partie :

• Présentation du projet soumis à la consultation publique (le président invite les responsables à présenter les grandes lignes du projet).
• Période de questions (le président invite les citoyens à tour de rôle à poser leurs questions, les responsables sont appelés à répondre aux questions et il est possible de leur demander des précisions. Le nombre de questions doit être limité pour que tout le monde puisse parler et lorsqu’il n’y a plus de questions ou que les mêmes questions reviennent , le président met fin à la période de questions).

Deuxième partie :

• Les opinions du public (le président invite les citoyens à se présenter à tour de rôle pour qu’ils expriment de vive voix leur opinion. Il doit y avoir un maximum de temps, par exemple cinq minutes).

Focus group (groupe témoin) :

On confond souvent les focus groups avec la rencontre de travail. Le focus group est une méthode de sondage qualitative qui doit répondre à des règles et des exigences établies. Habituellement conduit par des firmes spécialisées qui, comme les sondages téléphoniques, en garantissent la méthodologie. Il est possible de faire des focus groups à peu de frais et à partir d’une méthodologie simple et efficace.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter :

• le site du Réseau québécois des villes et villages en santé qui explique de façon simple le focus group au http://www.rqvvs.qc.ca/documents/file/entrevue-groupe.pdf.
• Vous pouvez aussi suivre le lien suivant : http://www.spiral.ulg.ac.be/fr/outils/focus-group/.
• Aussi, la page 119 du document suivant vous sera aussi utile: http://www.refere.uqam.ca/pdf/Methodes_participatives.pdf.
• Enfin le lien suivant : http://www.comedie.org/outils.php.

«World café»

Le Café de conversation est une approche de discussion présentée par un animateur dans une ambiance de convivialité autour de tables de discussion où les participants échangent des idées sur une thématique choisie. À intervalles prédéterminés, les participants se déplacent d’une table à l’autre pour apporter leurs propres réflexions. Aussi, un hôte par table reste sur place pour expliquer aux nouveaux arrivants les points soulevés. Chaque idée énoncée est notée sur un papier spécifique. Cette démarche peut permettre de créer des associations d’idées qui peuvent stimuler la réflexion et amener des possibilités d’action.

Les forces :

• Permet d’enrichir les réflexions personnelles
• Aspect visuel facilitant l’implication des participants
• Peut fonctionner avec des petits ou des grands groupes
• Adaptable à différents contextes
• Résultats immédiatement utilisables (très peu d’analyse à faire)

http://www.theworldcafe.com/method.html

http://www.uquebec.ca/ptc/adsm/node/339

http://www.refere.uqam.ca/pdf/Methodes_participatives.pdf (p.173)

Guide Démocratie participative : des outils pour agir

Café pour emporter ! Un guide de référence pour faire la conversation, par The Word Cafe Community

Fiche de l’atelier des coordonnateurs et coordonnatrices pour les Rendez-vous de l’est 2011

Carrousel

• Carrousel
• Carrousel (anglais)

Jury de citoyen

• Jury de citoyen
• Jury de citoyen (anglais)