4.2 Consultation

4.2.1 Concepts

Au stade de la consultation, il y aura échange entre les parties prenantes, et ainsi un minimum de rétroaction des acteurs et des actrices consultées envers les décideurs et décideuses, qui se mettent ainsi en position d’être influencés. Il s’agit d’un mode de communication généralement encadré de règles et basé sur les échanges et l’écoute. 

L’OCDE (2003 : 13) définit la consultation comme une relation à double-sens dans laquelle les citoyens et citoyennes donnent un feedback à l’organisation, contrairement à l’information qui est une relation à sens unique où l’organisation produit et distribue les informations utiles aux citoyens. 

Il est important de préciser que la consultation des acteurs et actrices de l’eau peut se faire de différentes façons et que la consultation publique est un outil parmi plusieurs autres aussi présentés dans cette section. 

4.2.2 Objectif

• Assurer un minimum de rétroaction entre les parties prenantes.

4.2.3 Outils

Consultation formelle (consultation publique)

Selon André Beauchamp (1997 : 59), « la consultation dite formelle suppose une procédure publique claire et définie, elle est ouverte à toutes les personnes intéressées et suppose presque toujours la présence d’un tiers. Elle peut cristalliser les questions et les oppositions. » 

Si l’OBV décide de faire une consultation publique pour les citoyens et citoyennes à propos de leurs perceptions par rapport au bassin versant et ses problématiques, les résultats de cette consultation doivent se refléter dans le portrait et, conséquemment, dans le plan d’action de l’OBV. 

Quel public cibler?

Il existe différentes façons de cibler un public dans le cadre d’une consultation publique. On peut procéder par secteur d’activités, par problématiques ou par secteur géographique. Chacune de ces options étant soit ouverte au grand public ou soit sur invitation seulement. 

Pour chaque type de consultation proposé, il peut être intéressant de se poser les questions suivantes afin de déterminer le plus précisément possible le type de consultation qui sera le plus approprié pour vous :

• Comment? Quelles formes prennent ces pratiques et par quels moyens se fera la consultation publique?
• Conditions? Quelles sont les conditions d’exercice de la consultation publique ? Combien de personnes souhaite-t-on rejoindre ? Quel(s) type(s) de participants ou de participantes (ex. secteur d’activité, citoyens, organismes, etc)? Est-ce qu’on privilégie un ou des secteurs en particulier ? Pourquoi ? Est-ce qu’on veut susciter des appuis et des collaborations ?
• Contraintes? Quels sont les défis et les limites de la consultation publique? Quelles sont les contraintes ou les difficultés qui sont connues à l’avance?
• Lever les obstacles? Comment faire mieux et différemment? Y a-t-il une meilleure option?

Déroulement de la rencontre

Selon l’OCPM (2005-A : 22), il y a tout intérêt à ce que la consultation se déroule en deux parties distinctes. Le fait de procéder en deux parties permet aux participants et aux participantes d’apporter des commentaires éclairés et fondés sur une information la plus complète possible et enrichie de toutes les réponses aux questions posées. Cela évite d’avoir des discussions fondées sur des perceptions ou des compréhensions erronées.

1. Une courte première partie réservée à l’information aux participants et participantes à propos du projet, suivie d’une période de questions leur permettant d’obtenir des renseignements additionnels ou des précisions dans le but de bien saisir en quoi consiste le projet. 

Conseils de l’OCPM à fournir aux participants et participantes pour la première partie (2005-B:13)

• Écouter la présentation du projet attentivement : si de nouvelles questions vous viennent en tête notez-les et si des réponses ont été données à certaines questions que vous aviez rayez-les.
• Poser ses questions : n’hésitez pas à poser des questions qui peuvent sembler banales à première vue (les réponses peuvent parfois être très instructives), évitez de faire précéder vos questions de commentaires (en agissant ainsi vous prenez du temps qui pourrait être alloué aux autres et vous prenez le risque que la réponse porte sur votre commentaire plutôt que sur votre question).
• Écouter les questions des autres : les réponses aux questions des autres peuvent répondre à vos propres questionnements ou vous amenez de nouveaux éclaircissements, vous pourriez alors reformuler vos questions ou les éliminer et peut-être que ces réponses donneront plus d’impact à votre présentation. Écoutez les questions et réponses sans jugement.
• À la fin de la période de questions, regroupez vos observations : ce que vous approuvez, ce qui mériterait d’être vérifié, ce que vous suggérez, ce que vous craignez, ce que vous désapprouvez.

2. Une deuxième partie, occupant la majeure partie de la consultation, est celle où les participants et participantes font part de leurs observations, réflexions, préoccupations, besoins, inquiétudes, perceptions, questions, commentaires et suggestions.

Conseils de l’OCPM à fournir aux participants et participantes pour la deuxième partie (2005-B : 16):

• Réviser ses arguments et préciser sa position : vous avez noté vos idées lors de la période de questions et à la lumière de tout ce que vous connaissez maintenant, vous pouvez revoir les observations et les préoccupations que vous aviez notées au départ. Selon les renseignements fournis, notez pourquoi vous êtes en accord ou en désaccord. Tentez de préciser votre position, vos arguments, vos recommandations : les avantages, des suggestions susceptibles d’améliorer le projet, vos réserves, quels impacts appréhendez-vous, quelles vérifications additionnelles souhaitez-vous ? Gardez bien en tête que vous n’avez pas l’obligation de réagir à tous les aspects du projet.
• Préparer sa présentation et cibler les points essentiels : préparer un rapide plan de votre présentation, n’oubliez pas que l’important est d’exprimer votre opinion le plus clairement possible.
• Exprimer son opinion :

La consultation informelle (Beauchamp, 1997 : 63)

Lorsqu’on doit prendre une décision, comme on le fait de manière courante en famille ou au travail, un responsable en parle aux gens intéressés, lance une hypothèse, suggère une orientation, cherche à valider une information, demande des suggestions. Il faut toutefois que les gens sentent que la démarche est sincère et que tout n’est pas décidé à l’avance. 

 C’est en fait un simple appel d’idées pour trouver des solutions à un problème ou une situation. Ce niveau de participation est très approprié lorsque le projet que l’on veut soumettre est très préliminaire. Il est particulièrement utile lorsque l’OBV veut développer un projet à partir des idées, des contraintes et des besoins que des acteurs ou actrices de l’eau vont communiquer. Si cette démarche est sélectionnée, attention à ne pas tomber dans « l’information » ! Cela freinera leur participation puisqu’ils et elles auront l’impression d’être inutiles. Ce type de consultation peut se faire de différentes manières, notamment par une assemblée publique ou par ateliers en petits groupes de travail, deux méthodes qui seront traités plus bas. 

Peu contraignante, cette méthode permet d’aller chercher les gens et de les inciter à participer sans crainte, tout en ayant l’option d’affirmer son opinion et ses perceptions. 

Rencontres de travail OCPM (2005-A : 27)

Les rencontres de travail offrent une communication directe et de proximité, tout en permettant une meilleure sensibilisation aux préoccupations du milieu et une meilleure communication des informations. Elles permettent aussi d’identifier plus clairement les intérêts communs et peuvent favoriser l’établissement d’un lien de confiance entre tous les acteurs et les actrices présentes. 

• Avant l’activité : il faut s’assurer de la diversité des participants et des participantes (secteurs d’activité, groupes d’âge, champs d’intérêts, etc.) et les inviter officiellement. Il faut s’assurer de leur transmettre l’information à propos des sujets qu’ils traiteront lors de la rencontre de travail. 
• Pendant l’activité : il faut chercher à favoriser un dialogue permettant à chaque acteur ou actrice présente de se sensibiliser aux contraintes et aux préoccupations de l’autre, et chercher à identifier les valeurs véhiculées et les critères sur lesquels le projet doit reposer.
• Après l’activité : il faut évaluer le déroulement de la rencontre et apporter, au besoin, les ajustements nécessaires si des rencontres doivent avoir lieu avec d’autres participants et participantes (voir suivi des activités).

La rétroinformation (OCPM, 2005-A : 18)

Ici, l’information est communiquée à propos d’un projet dont l’état peut être relativement avancé, mais qui n’est pas complété. Puis, l’OBV répond à des questions tout en sollicitant des commentaires et des observations. On cherche à informer ET à être informé. Ce faisant, on applique une communication bidirectionnelle, c’est-à-dire d’une part la transmission d’une information (en évitant soigneusement de faire de la promotion), et d’autre part, l’écoute de l’information que l’autre veut transmettre. Par exemple, le PDE permet de déterminer qu’une action doit être entreprise concernant la présence du castor, et plusieurs solutions sont possibles, à différents coûts et pour différents résultats. Une rétro-information à ce sujet permet 1) d’informer les parties prenantes de la présence du castor et de ses impacts sur l’écoulement des eaux par exemple et 2) d’obtenir des informations sur l’historique de cette problématique auprès des municipalités qui l’ont déjà vécue, auprès des trappeurs ou trappeuses de la région, des associations de lacs, etc. 

Les sondages (OCPM, 2005-A : 32)

Certains seront portés à réaliser un sondage téléphonique, Internet ou en personne dans un secteur déterminé d’une zone de leur bassin versant. Si l’OBV opte pour cette méthode, il doit s’assurer que la méthodologie du sondage soit respectée par les employé[e]s et/ou bénévoles de manière à pouvoir en valider les résultats. Il est recommandé de combiner cette méthode à une autre, par exemple le réaliser avant et/ou après une consultation publique.

Plusieurs sites offrent à faible coût des sondages personnalisés qui sont compilés automatiquement, par exemple www.surveymonkey.com.

Assemblée publique OCPM (2005-A : 29)

Elle permet aux citoyens et citoyennes intéressées d’avoir accès en même temps à la même information, d’entendre les différentes positions et d’observer l’interaction entre les tenants de différents intérêts. La majorité des citoyennes et citoyens étant habituellement peu à l’aise de prendre la parole en public, l’interaction est limitée en raison d’un nombre souvent élevé d’intervenants et du temps souvent faible de parole accordé à chacun. Elle présente un intérêt surtout si elle est précédée de rencontres de travail. Il peut s’agir, par exemple, d’y présenter les résultats des rencontres de travail et les ajustements que l’OBV a apportés au projet et de recueillir les commentaires ou observations relatifs au projet bonifié. Utilisée seule, cette formule est appropriée si, dans l’ensemble, votre projet semble être accueilli plutôt favorablement. 

• Avant l’activité : Un large public composé de citoyens et citoyennes et de représentants et représentantes d’organismes et d’entreprises concernées par le projet doit être réuni. Il faut annoncer la tenue de l’assemblée publique et son objet au moins sept jours à l’avance, préparer sa présentation adéquatement et faire une simulation de celle-ci et de la période de questions en vue de la véritable activité. S’il y a de l’information à faire parvenir aux participants et aux participantes, la rendre disponible au moins dix jours à l’avance.
• Pendant l’activité : L’assemblée publique s’apparente au fonctionnement de la rencontre de travail (présentation, période de questions et commentaires) mais les échanges sont plus formels et il n’y a pas d’interaction entre les différentes participantes et participants. Lors de l’activité, l’OBV doit :

• Après l’activité : Idéalement, il faut maintenir un contact avec le milieu jusqu’à la réalisation du projet et évaluer les commentaires ou plaintes reçues au sujet de la démarche, examiner la revue de presse, bref, évaluer la démarche sous tous ses angles. Cette évaluation permet d’acquérir des habiletés et de faire l’apprentissage de la formule.

Journée portes ouvertes (ou une foire) (OCPM, 2005-A : 31)

Tel que mentionné auparavant, il faut savoir que le but d’une journée portes ouvertes est d’informer la population au sujet d’un projet, mais à sa convenance, et dans un cadre moins formel que celui d’une rencontre de travail ou d’une assemblée publique. L’absence de formalités favorise l’établissement de relations directes entre les parties prenantes. 

Cette formule exige beaucoup de temps, de préparation et d’organisation, impose que des membres du personnel soient présents en grand nombre et oblige à investir dans les éléments de présentation requis, tels que des kiosques ou des présentoirs.  

Si des OBV veulent tenir des journées portes ouvertes, un kiosque et une exposition du ROBVQ sont disponibles en location, des dépliants peuvent facilement être produits et imprimés (en plus de ceux disponibles par le réseau) et participer à des activités de ce type contribue à la visibilité et à la crédibilité d’un OBV.

• Avant l’activité : il faut choisir les outils appropriés pour communiquer l’information : kiosque, série de présentoirs (images et bref texte explicatif), documents, diaporama PowerPoint, maquette, etc. S’il y a de l’information à distribuer, assurer encore ici un délai d’au moins dix jours.
• Pendant l’activité : le public se présente à l’endroit annoncé, au moment qui lui convient. Les gens s’informent, posent des questions et discutent de leurs préoccupations avec l’acteur du milieu responsable de l’action du PDE ou avec le personnel de l’OBV.
• Après l’activité : il peut être intéressant de rédiger un document synthèse, par exemple, un compte-rendu, un bulletin ou autre, colligeant les observations des citoyens et des citoyennes, indiquant comment leurs observations ont été prises en compte et précisant, le cas échéant, les décisions à prendre. Il faut encore ici faire un suivi et s’évaluer. (Voir le suivi des activités)

Focus group (groupe témoin) :

On confond souvent les focus groups avec la rencontre de travail. Le focus group est une méthode de sondage qualitative qui doit répondre à des règles et des exigences établies. Habituellement conduit par des firmes spécialisées qui, comme les sondages téléphoniques, en garantissent la méthodologie. Il est possible de faire des focus groupes à peu de frais et à partir d’une méthodologie simple et efficace. 

«World café»

Le Café de conversation est une approche de discussion présentée par un animateur ou une animatrice dans une ambiance de convivialité autour de tables de discussion où les participantes et participants échangent des idées sur une thématique choisie. À intervalles prédéterminés, les personnes participantes se déplacent d’une table à l’autre pour apporter leurs propres réflexions. À chaque table, une personne joue le rôle d’« hôte » et reste sur place pour expliquer aux nouveaux et nouvelles arrivantes les points soulevés. Chaque idée énoncée est notée sur un papier spécifique. Cette démarche peut permettre de créer des associations d’idées qui peuvent stimuler la réflexion et amener des possibilités d’action.

Les forces :

• Permet d’enrichir les réflexions personnelles
• Aspect visuel facilitant l’implication des participants
• Peut fonctionner avec des petits ou des grands groupes
• Adaptable à différents contextes
• Résultats immédiatement utilisables (très peu d’analyse à faire)

http://www.theworldcafe.com/method.html

Guide Démocratie participative : des outils pour agir

Café pour emporter ! Un guide de référence pour faire la conversation, par The Word Cafe Community

Carrousel

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• Carrousel (anglais)

Jury de citoyen

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• Jury de citoyen (anglais)